Präambel: In den Mitgliedsvereinen und im Vorstand des LVN – Kreises Aachen sind viele Sportfreunde ehrenamtlich für die Sportart Leichtathletik tätig. Damit diese Arbeit rationell und im Interesse aller Beteiligten abgewickelt werden kann, ist es erforderlich, dass bestimmte Arbeitsabläufe reglementiert werden.
Es liegt im Interesse aller Leichtathleten, dass diese „Grundlagen zum Arbeitsablauf im LVN – Kreis Aachen“ beachtet werden.
1. Anschrift des Kreises
Die Anschrift des Kreises ist die Geschäftsstelle.
Soweit nicht anderes festgelegt (Veranstaltungsanträge, Veranstaltungsberichte und Volksläufe), ist der gesamte Schriftverkehr über die Geschäftsstelle zu führen.
2. Veranstaltungsanträge
Veranstaltungsanträge sind mit dem jeweils gültigen Formular (2fach für Kreisveranstaltungen und 4fach für Kreis-Offene-Veranstaltungen) beim Sportwart vorzulegen. Dies hat mindestens 5 Wochen vor Veranstaltungsbeginn zu erfolgen.
Die Bestimmungen der IWB und LAO in der jeweils gültigen Fassung sind zu beachten.
Veranstaltungen bis zur Kreisebene ab der Altersklasse U14 werden vom Kreissportwart genehmigt, höher gelagerte Veranstaltungen werden von hier weitergeleitet.
Hinweis: Veranstaltungen, zu denen Teilnehmer aus dem benachbarten Ausland (Euregio – Bereich) erwartet werden, können „LVN – offen“ angemeldet werden, da im Rahmen einer Ausnahmegenehmigung „kleiner Grenzverkehr“ die betroffenen Vereine als einem benachbarten Kreis angehörig gesehen werden.
Dem Antrag ist grundsätzlich ein Ausschreibungsentwurf beizufügen.
Die Verlegung einer bereits genehmigten Veranstaltung bedarf einer erneuten Genehmigung mit Begründung.
Die Veranstaltungen in der Kinderleichtathletik (U12 und jünger) müssen beim Beauftragten des Kreises für die Kinderleichtathletik beantragt werden. Bei gemischten Schülerwettkämpfen (Kinderleichtathletik und klassische Leichtathletik ab U14) müssen 2 gesonderte Anträge gestellt werden. Es wird jedoch nur 1 x die Veranstaltungsgebühr erhoben.
3. Amtliche Aufsicht
Soweit die amtliche Aufsicht nicht von der Genehmigungsstelle (LVN bzw. DLV) festgelegt wird, bestimmt der Kreisvorstand die amtliche Aufsicht. Sie wird den Vereinen rechtzeitig mitgeteilt. Die Vereine stellen daraufhin der amtlichen Aufsicht unverzüglich eine Ausschreibung und einen Zeitplan zur Verfügung.
4. Windmesser und Zeitmessanlagen
Die Windmesser und Zeitmessanlagen des Kreises können von den Vereinen des LVN – Kreises Aachen ausgeliehen werden.
Die Miete beträgt:
Für die Zeitmessanlagen einen Tag € 40
Für zwei Tage € 52
Für die Windmesser für einen Tag € 20
Für zwei Tage € 30
Bei Ausrichtung einer Kreismeisterschaft in Laufdisziplinen halbiert sich die Miete für die Zeitmessanlage.
Die Zeitmessanlage ist beim Sportwart anzufordern.
Die Leihgebühren werden am Ende jeder Saison den Vereinen in Rechnung gestellt.
Die Zeitmessanlage darf nur von dafür zugelassenen Personen betreut werden. Es erfolgt eine Aufwandsentschädigung gem. jeweils gültiger Richtlinie.
5. Veranstaltungsbericht
Unmittelbar nach der Veranstaltung (spätestens innerhalb von 20 Tagen) ist ein Veranstaltungsbericht (dreifach) zusammen mit fünf Ergebnislisten in Papierform an den Kreissportwart zu senden.
Bei DMM, DJMM, DSMM, und DAMM sind die Auswertebögen in dreifacher Ausführung innerhalb einer Woche an den Kreissportwart zu senden. Von hier aus erhält der Kreismehrkampfwart eine Ausfertigung. Sofern die Möglichkeit einer Endkampfqualifikation besteht, wird empfohlen, eine Kopie des Auswertebogens direkt an den Verband nach Duisburg zu schicken.
6. Unterlagen für die Kreis – Statistiker
Ergebnisse von eigenen Veranstaltungen, die mit dem Veranstaltungsbericht dem Kreissportwart mitgeteilt wurden, werden von hier den entsprechenden Statistikern zugeführt. Ergebnisse, die bei Veranstaltungen außerhalb des Kreises Aachen erzielt wurden, sind durch Ergebnisliste, oder Leistungsbestätigung den Statistikern vorzulegen.
Leistungen können nur dann statistisch erfasst werden, wenn auch alle Geburtsjahrgänge angegeben sind; dies gilt besonders für Mannschaftswettbewerbe.
Um eine möglichst vollständige Bestenliste zu gewährleisten, bitten wir folgende Regelungen zu beachten:
Ergebnisse sind unverzüglich zuzusenden, damit eine Verarbeitung zum Jahresende zeitnah erfolgen kann
Meldeschluss für Veranstaltungen bis zum 30. September ist der 15.10. jeden Jahres. Veranstaltungen aus dem Monat Oktober müssen bis spätestens 31.10. vorliegen.
Soweit eine vereinsinterne Bestenliste geführt wird, empfiehlt es sich, dem Kreisstatistiker zwecks Vergleich diese bis zum 31.10. zur Verfügung stellen.
In der Bestenliste werden ab 2014 nur noch Athleten mit einem gültigen Startpass berücksichtigt
Leistungen aus Hallenwettkämpfen werden in der Kreisbestenliste nicht erfasst.
Die Bestenliste wird jährlich im Jahrbuch des LVN – Kreises Aachen veröffentlicht. Das Jahrbuch erscheint Mitte Februar und ist über die Geschäftsstelle zu beziehen.
7. Presseberichte
Die Berichterstattung von Meisterschaften ab LVN-Ebene sowie Berichte von den Regiomeisterschaften und Regiomehrkampfmeisterschaften übernimmt Wolfgang Birkenstock. Falls Berichte von überregionalen Meisterschaften, bei denen dieser nicht anwesend war, in der lokalen Presse gewünscht werden, sollte die Veröffentlichung ebenfalls über, oder in Absprache mit Wolfgang Birkenstock erfolgen.
Zusätzlich zu den Berichten in der lokalen Presse sollen Berichte zu Meisterschaften auch auf der Homepage des Kreises Aachen (www.la-aachen.de) erscheinen. Dazu ist die Mitarbeit der beteiligten Trainer und Athleten erforderlich, die in ihrem eigenen Interesse die zur Berichterstattung benötigten Informationen an den Webmaster der Kreisseite (webmaster@la-aachen.de) schicken sollten.
Für die Berichterstattung von Kreismeisterschaften ist der ausrichtende Verein verantwortlich. Der Bericht sollte mindestens einen Tag vor der Weiterleitung an die lokale Presse auf der Homepage des Kreises veröffentlicht werden, damit eventuell fehlende Leistungen ergänzt werden können.
Bei allen direkten Meldungen an die lokale Presse sollte es eine sportliche Selbstverständlichkeit sein, nicht nur die Leistungen der eigenen Athleten zu erwähnen. Wer Informationen an die Presse schickt verpflichtet sich, die Ergebnisse aller Athleten des Kreises zu melden oder zumindest gleichwertige Leistungen zu berücksichtigen.
8. Startpässe
Startpässe müssen für alle Aktiven beim Leichtathletikverband in Duisburg beantragt werden.
9. Leichtathletikabzeichen
Leichtathletikabzeichen sind bis zum 15. 10. jeden Jahres beim Kreismehrkampfwart zu bestellen.
10. DLV – Laufabzeichen
DLV - Laufabzeichen sind über den Kassenwart zu beziehen.
11. Volksläufe
Mit der Einladung zur LVN – Volkslaufterminbörse werden Anmeldebögen für die Terminierung verschickt. Diese sind termingerecht an den Kreisvolkslaufwart zu senden. Die endgültige Terminvergabe erfolgt bei o. g. Veranstaltung.
Nach Zuweisung des Termins erfolgt vom Veranstalter die Anmeldung über den Kreisvolkslaufwart mit dem entsprechenden Vordrucks. Drei Ausschreibungsentwürfe sind beizufügen.
Mit der schriftlichen Terminbestätigung wird die Druckvorlage „DLV – genehmigter Volkslauf“ zugesandt.
Bis 10 Tage nach der Veranstaltung ist der Veranstaltungsbericht zusammen mit drei Ergebnislisten an den Kreisvolkslaufwart zu senden.
Neuveranstalter können sich vom Kreisvolkslaufwart beraten lassen.
12. Spesen und Fahrkostenentschädigungen
Der Kreistag setzt die jeweils gültigen Spesen- und Fahrtkostensätze fest. Zurzeit gelten folgende Sätze:
Für die Fahrt mit dem eigenen PKW: 0,25 Euro pro Fahrtkilometer
Bei Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln: Fahrpreis gemäß vorgelegter Quittung. (2. Klasse ab Kreisgrenze)
Für Tages - Veranstaltungen 8 Euro Spesen
Mitarbeiter im Wettkampfbüro und an der elektronischen Zeitmessanlage erhalten den doppelten Spesensatz.
Bei Veranstaltungen, die vom Kreisvorstand ausgerichtet werden, erfolgt die Zahlung grundsätzlich per Überweisung auf das Konto der Kampfrichter.
Starter können pro Schuss € 0,30 abrechnen.
13. Ehrungen
Ehrungsanträge für Vereinsmitglieder müssen bis zum 31. Oktober jeden Jahres dem Kreisvorsitzenden vorliegen. Diese Anträge sind formlos, müssen aber folgende Daten enthalten:
Name, Vorname
Vereinsangehörigkeit
Adresse
Arbeit im Verein
Ehrungen, die bei eigenen Veranstaltungen durchgeführt werden sollen, sind mindestens drei Monate vor dem geplanten Termin zu beantragen.
Bei Vereinsjubiläum etc. bitten wir um rechtzeitige Benachrichtigung. Nur dann kann der Kreis entsprechend tätig werden.
14. Kreis – Gebührenordnung
Es sind folgende Gebühren zu beachten:
Mängel in der Anmeldung von Veranstaltungen 10,00 €
Mängel im Veranstaltungsbericht 10,00 €
Nachmeldungen bei Kreismeisterschaften 5,00 €
Verspätete Veranstaltungsanmeldung und Ergebnisvorlage je 20,00 €
Grundlagen zum Arbeitsablauf im LVN Kreis Aachen - PDF Version